Ook in logistiek telt elke minuut!

Antoon Van Simaey.

Antoon Van Simaey van Logistieke Engineering is duidelijk een druk bezet man. Een gaatje vinden in zijn agenda leek niet evident, en ja, hij wou ons wel eens tonen wat er tijdens de zomervakantie werd aangepakt in de logistieke zones, maar zo lang mocht dat nu ook niet duren. Want als de duizenden onderdelen die in productie nodig zijn niet op tijd aan de lijn komen, rollen er ook geen auto's van de band. Dus... elke minuut telt!

Maar toch, Antoon is duidelijk wel trots op wat hij en zijn collega's gepresteerd hebben tijdens de vakantieweken, en dat wil hij ons ook wel tonen. En tegelijk kijkt hij ook uit naar zijn vakantie. "Onze tijd komt nog," lacht hij, want volgende week wenkt Italië.

Elke collectieve vakantie is druk voor onze materiaalbehandelaars, maar deze zomer was wel echt ... druk-drukker-drukst! "Dat komt vooral omdat er twee grote nieuwe activiteiten bijgekomen zijn," legt Antoon uit. "We maken nu zelf de dakbekleding en de tunnelconsoles. Zo'n 500 stuknummers, die vroeger naar Assenede gingen, komen nu bij ons toe. In de vakantie kwamen er acht volle vrachtwagens met materiaal uit Assenede. Bovendien vindt de voorassemblage van de tunnelconsole plaats waar het vroeger een logistieke zone was. Dus alle materiaal moest daar weg. Ik denk dat we de helft van alle goederen die binnen was, hebben weggenomen, zones voor bulkopslag hebben laten herschilderen en dan alles opnieuw herstockeren." 

Een paar kisten elders neerzetten, zo moeilijk kan dat toch niet zijn? Antoon lacht even en schudt het hoofd. "In logistieke engineering zijn we altijd op zoek naar de optimale flow - om het materiaal zo efficiënt en kwaliteitsvol mogelijk op de plaats van bestemming te brengen. Dat vergt heel veel planning en alles moet zorgvuldig uitgetekend worden. Elk doosje dat je verplaatst, moet je eerst scannen zodat je weet waar het staat en waar het naartoe moet. Op elk moment moeten we weten wat we in huis hebben, en waar het staat."

Plannen is essentieel, maar je moet ook nog creatief uit de hoek kunnen komen. Inspelen op onverwachte zaken. Zo was er de late beslissing om het magazijn van de houten paletten (het smallegangenmagazijn) (voorlopig) niet over te hevelen naar DSV. "Zoiets heeft een erg grote impact," zegt Antoon. "Ineens moet je de vroegere berekeningen laten vallen, en opnieuw aan de slag gaan. Er zijn hier collega’s binnen logistiek die enorm veel werk gehad hebben bij het  herberekenen en hertekenen van de lay-out - collega Geert Stevens was hier vooral bij betrokken. Dit zijn dan ook gelegenheden om de lijnbevoorading te verbeteren. Zo streven we er meer en meer naar om het materiaal zo dicht mogelijk te stockeren bij de plaats waar het nodig is in productie. Dat klinkt eenvoudig, maar is het meestal niet. Antoon: "Ook ons manuele boxenmagazijn is onder handen genomen door mijn collega Dirk Uyttersprot, dit om meer capaciteit aan te kunnen."

Bij de verwelkoming van de medewerkers van logistiek op de eerste werkdag, maakte MP&L-manager Eric Uyttendaele al duidelijk dat hij de komende maanden de klemtoon wil leggen op orde en netheid. "Dat is de basis voor kwaliteit," zegt hij. "De logistieke zones hebben soms een kwalijke reputatie om stoffig en donker te zijn. Dat moet veranderen, en met deze verandering zijn we al begonnen. Grijze muren worden wit, vloeren worden herschilderd, en waar het te donker is, moet er verlichting bijkomen. Dat is niet alleen prettiger werken, het is ook goed voor de veiligheid."
Dat vindt ook projectmanager Wim Van De Veire. "Het is fijner werken als de werkplek netjes en helder is," zegt hij. "Antoon en zijn team hebben puik werk verricht in de drie heel drukke vakantieweken."

"Kijk," zegt Antoon, en hij wijst op materiaal in de zone waar we in april nog de Chinese president verwelkomden. "Het oude Eindgebied. Dat is nu veranderd in een picking zone. Dichter bij de plaats waar het materiaal nodig is." Antoons collega's Luc Van Itterbeek, Alain Lauwers en Robijn De Roo hebben zich over deze zone ontfermd.

Het Eindgebied werd een pickingzone. V.l.n.r.:Alain Lauwers, Robijn De Roo en  Luc Van Itterbeek.

Antoon kijkt tevreden terug op zijn 'werkvakantie'. "We hebben een fantastisch team," zegt hij. "De sfeer was optimaal, en toch hebben we lange dagen gewerkt, met soms uren van 10 uur en meer, inclusief drie zaterdagen. We wisten allemaal dat de tijdsdruk reëel was. Er was geen excuus - op de eerste werkdag moest alle materiaal gewoon op zijn juiste plaats staan. In zo'n periode is het anders werken, veel intenser, en je weet wat je aan elkaar hebt. We hebben keihard gewerkt, maar de samenwerking met de collega's maakt dat nét zo uniek."

Want wat je zelf doet, doe je meestal beter

Een nieuw jaar, nieuwe uitdagingen. Bovenaan het to-do-lijstje 2014 van logistiek stond met stip genoteerd: de kostenefficiëntie verhogen en de complexiteit veminderen. Anders gezegd: het slimmer en eenvoudiger aanpakken. Volvo voegde de daad meteen bij het woord en heeft vanaf de jaarwissel de inkomende transporten - vroeger integraal georganiseeerd door Volvo Logistics - in eigen beheer genomen.

Het roer omgooien
Dat is best een straffe uitdaging, aangezien alle betrokken partijen sinds jaar en dag op elkaar afgestemd waren, en als het ware ingebakken zitten in de logistieke structuur. Maar het kan dus wel degelijk, het roer volledig omgooien, zo blijkt wanneer we polsen naar een stand van zaken bij Ingeborg Coorde (Supply Chain Coördinator) en haar strijdvaardig team.

Het team van Inbound Logistics: nauwgezet en met volle overgave streven naar nul missing parts

From one to many

Volvo Logistics controleerde vroeger de volledige toeleveringsketen. Nu verwerken verschillende gespecialiseerde partijen de inkomende transporten. Er zijn vier hoofdrolspelers: het kersverse Zweedse Inbound-team, de lokale transportplanners, het gatehouseteam en de leveringsopvolgers.

Euh.. Wie, wat, hoe ?

Inderdaad, toch best even gaan zitten.

Het Zweedse Inbound-team waakt erover dat transporteurs de juiste orders binnenkrijgen.

De lokale planners zorgen ervoor dat de chauffeurs op tijd - en niet allemaal tegelijkertijd! - arriveren in het nieuw opgerichte gatehouse, beter bekend als "het blauwe fabriekje” in de Skaldenstraat. 

Een mijlpaal. De eerste trailer is gearriveerd in "Het blauwe fabriekje"

Vervolgens registreren gatehousemedewerkers al het binnenkomend materiaal, en finaal worden de trucks naar de juiste fabriek (DSV, ECG of VCG) gestuurd.

Op het moment dat de voorraad van een bepaald kritisch onderdeel(*) in bijvoorbeeld Volvo Car Gent slinkt, en men zonder dreigt te vallen, komen de leveringsopvolgers in actie. Zij kunnen de lokale planners aansporen om bepaalde transporten die reeds onderweg zijn, een extra duwtje in de rug te geven.

(*) Kritische stukken zijn dringende stukken die niet altijd even snel geleverd worden, en enkel via extra transporten (die veel tijd en geld kosten) tijdig op hun eindbestemming geraken.

"Het was even schrikken toen we de eerste statistieken zagen"

Liep alles meteen zo vlot als dat het lijkt? Natuurlijk niet. "Onze ketting liep niet altijd gesmeerd", vertelt Marie-Anne Criel van leveringsopvolging. "Het was even schrikken toen we na een maand de eerste statistieken rond kritische stukken zagen."

 

Slechts één keer

Maar de productielijn laten stilvallen, dat zagen ze uiteraard niet zitten. "We hebben met man en macht gewerkt om de impact naar productie te minimaliseren, en daar zijn we grotendeels in geslaagd", vertelt Marie-Anne. "Tijdens de opstartperiode hadden we 204 missing parts en de productielijn is slechts één keer gestopt door onze nieuwe setup."

Alle teams zijn stevig blijven doorwerken, en amper een maand na de doorstart is de doelstelling bereikt: nul missing parts. "Yes we can! Dat is iets waar we als team trots op mogen zijn!"

"Plots hadden we nul missing parts. Yes, we can!"

Het logistieke team kan dus nu al terugblikken op een bijzonder leerrijke ervaring, met positieve resultaten. Keep up the good work!